Facility Management als Brückenbauer

Wenn Unternehmen zusammengehen, prallen Strategien, Kulturen, und Marken aufeinander. Auch die Facility-Management-Organisationen müssen zusammenfinden. Besonders herausfordernd wird es – aber auch chancenreich – wenn beide Firmen bereits mit demselben FM-Partner arbeiten: Aus dem Dienstleister wird ein integraler Brückenbauer zwischen Standorten, Systemen und Menschen.

Klare Regeln, Fokus auf das Ziel

Die Integration der Facility-Management-Organisationen bei einer Fusion ist kein Selbstläufer. Sie verlangt klare Spielregeln, harmonisierte Prozesse und Verträge sowie eine gemeinsame Roadmap mit dem FM-Partner. Ebenso eine transparente Kommunikation, ein Empowerment der Mitarbeitenden und schnelle Erfolge. In Projekten mit hoher Komplexität hat sich gezeigt: Wer den Faktor Mensch von Beginn an miteinbezieht und gleichzeitig technische und organisatorische Klarheit schafft, erhöht die Erfolgschancen signifikant. In der Praxis kristallisieren sich sieben Erfolgsfaktoren heraus:

• Verantwortlichkeiten klären: Ein gemeinsames Steuerungsgremium aus Kunde und Provider sorgt während den ersten sechs bis zwölf Monaten für Transparenz, reduziert Unsicherheiten und setzt die richtigen Prioritäten.

• Service Levels und Verträge zusammenführen: Unterschiedliche Leistungsverzeichnisse und Service-Level-Agreements sind die Regel. Sie müssen harmonisiert – und wenn notwendig – frisch mit dem FM-Partner verhandelt werden, damit möglichst schnell eine neue allgemeingültige Regelung vorliegt.

• Prozesse und Systeme konsolidieren: Ein Helpdesk, ein Ticketing-Tool oder eine gemeinsame Plattform zur Qualitätssicherung sind sichtbare Quick Wins und zeigen, dass die beiden Kulturen zusammenwachsen.

• Change- und Kulturmanagement berücksichtigen: Die beiden Servicekulturen sind unterschiedlich – das Zusammenführen ist ein komplexer Prozess. Gemeinsame Werte, eine offene Kommunikation und Fingerspitzengefühl steigern die Erfolgsaussichten.

• Mitarbeitende ins Zentrum stellen: Doppelspurigkeiten rasch abbauen, Schlüsselpersonen definieren und halten und ihr Wissen gezielt zusammenbringen. Das entscheidet darüber, ob die Integration nur auf dem Papier oder auch im Alltag funktioniert.

• Lokale Besonderheiten beachten: Effizienzgewinne sind erstrebenswert, aber es gilt lokale Anforderungen und regulatorische Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Gelingt Unternehmen dieser Spagat, gewinnen sie an Vertrauen.

• Quick Wins und klare Roadmap: Sichtbare Verbesserungen in kurzer Zeit sowie ein verbindlicher Plan für die nächsten 12 bis 24 Monate überzeugen – immer mit dem Ziel vor Augen: die Überführung zweier Organisationen in eine neue zukunftsgerichtete Struktur.

Wichtiger Baustein, kein Nebenschauplatz

Der Bereich Facility Management ist bei Fusionen kein Nebenschauplatz, sondern ein strategisch entscheidender Baustein, damit die neue Organisation rasch durchstarten kann. Wenn Unternehmen Governance, Prozesse und Service Levels konsequent harmonisieren, die Mitarbeitenden von Anfang an mit auf die Reise nehmen und den FM-Partner als lösungsorientierten Mitgestalter einbinden, entsteht ein funktionierendes Ganzes, das eine solide Basis für den Geschäftserfolg bildet.

«FM ist Teil der Integrationsarchitektur»

David Macherel, seit 2015 Managing Director Key Accounts bei ISS Schweiz, hat bereits mehrere Integrationen von Facility-Services-Organisationen im Rahmen von Fusionen begleitet. Im Gespräch schildert er, welche Rolle ein FM-Partner dabei übernehmen kann – und worauf es wirklich ankommt.

Was ist aus Ihrer Sicht die wichtigste Aufgabe eines FM-Partners bei einer Integration?

Es geht darum, Stabilität in einem Umfeld zu schaffen, das sich gerade stark verändert. Als externer Partner bringen wir Struktur, Verlässlichkeit und auch eine gewisse Neutralität mit, die in der ersten Phase sehr wichtig ist. Wir koordinieren Prozesse, harmonisieren Services und achten darauf, dass der Betrieb weiterläuft, während sich im Hintergrund alles neu sortiert.

Wie gelingt es, zwei unterschiedliche Servicekulturen zusammenzuführen?

Man muss zuhören und verstehen, was beide Seiten stark macht. Oft geht es nicht darum, ein System über das andere zu stülpen, sondern die Stärken beider Seiten intelligent zu kombinieren. Das funktioniert nur, wenn man die Teams früh einbindet, Führungskräfte aktiviert und Erfolge sichtbar macht. Kleine, spürbare Schritte sind wichtiger als grosse Ankündigungen.

Was unterscheidet eine gelungene von einer gescheiterten FM-Integration?

Klarheit. Wenn Rollen, Zuständigkeiten und Erwartungen unklar sind, entsteht Unsicherheit – und die lähmt. Die erfolgreichsten Projekte, die ich begleiten durfte, hatten alle eines gemeinsam: eine transparente Governance, einen klar abgesteckten Scope und ein echtes Miteinander. Dann ist FM nicht Nebenschauplatz, sondern Teil der strategischen Integrationsarchitektur.