Workplace Experience entsteht im Moment
Mit der neuen Dienstleistung «Workplace Experience » sorgen ISS Expertinnen und Experten beim Kunden vor Ort, dass Mitarbeitende eine inspirierende Arbeitsatmosphäre vorfinden und sich aufs Wesentliche konzentrieren können. Zwei Workplace Experience Manager zeigen auf, warum Unternehmen auf diese zukunftsweisende Lösung setzen sollten.
Kirstine Rose Arfelt und Phillipp Vogel teilen die Leidenschaft für ihre Aufgabe.
Als Philipp Vogel zum ersten Mal das Bürogebäude seiner Kundin, einer Grossbank, betrat, dachte er: «Wow, so etwas gibt es doch nur im Film!» Sofort erkannte er, dass er hier nicht nur Dienstleister sein würde, sondern Erlebnisgestalter. «Ich war beeindruckt von der Vielfalt der Menschen, ihrer Bedürfnisse und dem Angebot im Gebäude: Gebets- und Massageräume, Fitnessangebote, Ruhezonen. Mir war rasch klar: Hier die unterschiedlichen Bedürfnisse zu verstehen, verlangt echtes Fingerspitzengefühl.»
Philipp und seine Kollegin Kirstine Rose Arfelt sind sogenannte Workplace Experience Manager (WEM). Ihre Aufgabe: unvergessliche Erlebnisse im Arbeitsumfeld schaffen und aktiv das Engagement der Mitarbeitenden fördern. Einen typischen Arbeitstag gibt es für sie nicht. Kirstine beschreibt es so: «Der Grossteil meiner Arbeit entsteht im Moment: durch Beobachtung, Gespräche, spontane Herausforderungen. Manchmal geht es darum, ein technisches Problem zu lösen, manchmal um die Einführung neuer Prozesse oder die Feinjustierung von bestehenden Services. Ich bewege mich ständig zwischen Planung, Kommunikation und Umsetzung.» Auch Philipp ist sich der Komplexität seiner Aufgabe bewusst: «Man ist die Person, bei der alles zusammenläuft. Man muss sehr gut priorisieren können und braucht eine lösungsorientierte Haltung.»
Die Rolle, die den Unterschied macht
Seit August 2023 bietet ISS Schweiz den Service der Workplace Experience Manager an. Als Bindeglied zwischen den Facility Service Managern, den Key Account Managern und den unterschiedlichen Stakeholdern auf Kundenseite sind sie erste Anlaufstelle bei Anliegen. Unternehmen, die sich für diesen Service entscheiden, investieren bewusst in ihre wichtigste Ressource: ihre Mitarbeitenden. Dass Workplace Experience nicht durch Zufall entsteht, weiss Kirstine nur zu gut: «Ein Arbeitsplatz wird dann zum Erlebnis, wenn die Menschen spüren, dass sich jemand um sie kümmert. Es geht nicht nur um funktionierende Technik
oder Sauberkeit, sondern um die Atmosphäre, Kommunikation und kleine Gesten, die zeigen: Wir denken an euch.»
Die gebürtige Dänin kam vor sechs Jahren über das Global Management Trainee Programm zu ISS Schweiz. Was sie besonders antreibt, ist ihre Freiheit, aktiv und eigenverantwortlich Veränderungen umzusetzen. «Es ist wichtig, wirklich hinzuhören und zwischen den Zeilen zu lesen – und dann auch die Initiative zu ergreifen.» So entdeckte sie beispielsweise das fehlende Angebot für stillende Mütter. Kurzerhand richtete sie einen geschützten, ruhigen Stillraum ein. Die Rückmeldungen waren überwältigend.
Auch Philipp, der langjährige Erfahrung als Geschäftsführer im Detailhandel mitbringt, hat dieses Auge für Optimierungen und bestätigt: «Mitarbeitende wollen gesehen und verstanden werden. Wer schnelle Lösungen bietet und aufmerksam bleibt, schafft Vertrauen und fördert Loyalität.» Er selbst hat ein bestehendes Fitnessangebot in den Räumlichkeiten seiner Kundin deutlich erweitert und ein seit Jahren ungenutztes Grillhäuschen reaktiviert – Aktionen, die unmittelbar spürbar wurden.
Herausforderungen gemeinsam meistern
Workplace Experience Manager sind also wichtige Schnittstellen. Ihre Rolle ist komplex: Sie balancieren zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den wirtschaftlichen Vorgaben des Unternehmens. «Eine zentrale Herausforderung in meiner Rolle ist es zu vermitteln», sagt Kirstine. «Oft kommen Anfragen, die aus Nutzerperspektive absolut nachvollziehbar sind – aber nicht immer im Rahmen der Zielvorgaben liegen.» Philipp versteht, was sie meint: «Wir müssen die Interessen unseres Arbeitgebers und die unseres Kunden vertreten. Wir sind bemüht, das Richtige zu tun und müssen resilient genug sein, um auch Fehler zuzulassen und aus ihnen zu lernen.» Die Kraft seines Teams unterstützt ihn dabei: «Ich bin ein grosser Fan meiner Kolleginnen und Kollegen. Leidenschaft und Kundenfokus werden hier wirklich gelebt.» Kirstine ergänzt: «Wir denken nicht in Silos, sondern arbeiten bereichsübergreifend. Das erzeugt eine dynamische, effiziente Atmosphäre, in der Lösungen schnell entstehen.»
Von kleinen Gesten bis zu grossen Verblüffungsmomenten
Kleine Überraschungen im Alltag gehören ebenfalls zu ihrem Erfolgsrezept: Saisonale Aktionen, ein Willkommensgruss nach längerer Abwesenheit oder einfach ein freundliches Gespräch auf dem Flur – das sind die Momente, die den Unterschied ausmachen. «Es sind oft die kleinen Dinge, die grosse Wirkung haben», bestätigt Kirstine. Die Investition in Workplace Experience ist aber weit mehr als eine reine Komfortmassnahme: Sie zahlt direkt auf zentrale Unternehmensziele ein. Kirstine erläutert: «Wir helfen dem Kunden, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Mitarbeitende motiviert, glücklich und leistungsfähig sind.» Die Kombination aus strategischer Beratung, operativer Effizienz und gezielten Erlebnisangeboten steigert die Produktivität. Wenn es Kirstine und Philipp gelingt, eine wirtschaftlich tragfähige Lösung zu finden, ohne die Qualität zu gefährden, sind die beiden zufrieden. Die Neustrukturierung der Reinigungsplanung war eine solche Lösung. «Solche Verbesserungen haben oft einen grösseren Verblüffungseffekt als eine einmalige Aktion – weil sie dauerhaft wirken und echten Mehrwert schaffen», erklärt Kirstine.
Eine Investition ins Employer Branding
Die Zukunft der Arbeitswelt ist längst da. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz bindet nicht nur Top-Talente und schafft zufriedene Mitarbeitende, sondern stärkt auch die Arbeitgebermarke nachhaltig. Philipp fasst es abschliessend perfekt zusammen: «Es geht darum, eine nachhaltige Arbeitswelt zu gestalten, die Kultur, Raum und Technologie perfekt vereint. In der die Mitarbeitenden verstanden werden – und sich wertgeschätzt fühlen.»
Kirstine Rose Arfelt (31)
Hintergrund: MSc Business Administration & Psychology, bei ISS seit 2019
Charakter: optimistisch, lösungsorientiert, empathisch
Lieblingsplatz: Der Innenhof, mit Blick auf die von ihr betreuten Gebäude
Persönlicher Verblüffungseffekt: «Jede Herausforderung sehe ich als Chance zur Verbesserung. Kleine Veränderungen erzeugen oft die grössten Wirkungen.»
Philipp Vogel (38)
Werdegang: Geschäftsführer im Detailhandel, Inhaber eines Kinderladens, seit August 2024 bei ISS, zuerst als Facility Service Manager und kurz darauf als WEM
Service-Leidenschaft: «Menschen Freude zu bereiten, ist meine Passion – und das seit über 20 Jahren.»
Superkraft: Bei seiner Frau und den Kindern (3 und 7) tankt er Kraft.
Besonderes Erlebnis: «Der unglaubliche Zusammenhalt meines Teams in kritischen Situationen – das macht mich stolz.
Im neu konzipierten Stillraum tauschen sich Kirstine und Phillipp über Erreichtes aus.
„Die Kombination aus strategischer Beratung, operativer Effizienz und gezielten Erlebnisangeboten steigert die Produktivität.“